こんにちは！きむにぃです。
部下が作った見積書に、金額の入力ミスが見つかった。お客様に出す前だったので大事にはならなかったけれど、次のために一度ちゃんと話しておこうと思って、席に呼んで丁寧に説明した。どこが違っていて、なぜ確認が必要なのか。ところが部下は「はい…」とうなずくばかりで、表情はだんだん硬くなっていく。話し終えたあとも、なんだか気まずい空気だけが残った。そんな経験はありませんか？
言っている内容は正しいし、責めるような言い方もしていない。それなのに、なぜうまく届かないのでしょうか。
■ミスに一番早く気づいているのは、たいてい本人
実はこういうとき、部下はもう自分のミスに気づいていることが多いんです。
見積書を差し戻された時点で、頭の中では「うわ、やってしまった」「なんで見落としたんだろう」という声がずっと回っています。呼ばれて席に向かうまでの間にも、何が悪かったのかを自分なりに考えている。つまり部下は、上司が話し始める前から、すでに反省の真ん中にいるわけです。
そこへ、自分でも分かっていることを上司から順番に説明されると、聞いている側の受け取り方は少し変わってきます。新しく何かを教わっているというより、自分の失敗をもう一度なぞられているように感じてしまうんですね。
■分かっていることを言われると、人は自分を守りたくなる
分かっていることを言われると、なぜ人は素直に聞けなくなるのでしょうか。
一つは、「この人は、自分が気づいていないと思っているんだな」と感じてしまうからです。自分では反省しているのに、反省していない人として扱われている。そう感じると、人は内容より先に、自分の立場を守るほうへ気持ちが向いていきます。表情が硬くなったり、返事が短くなったりするのは、そのあらわれです。
もう一つは、上司の言葉が「評価」として聞こえやすいことです。上司と部下の間では、同じ説明でも、上の立場の人が言うだけで「あなたはここが足りない」という判定に聞こえやすくなります。本人がすでに自分に厳しい点をつけているところに、もう一つ点をつけられるような感覚になるので、気持ちはどんどん重くなってしまうんです。
■上司が見ているミスと、本人が見ているミスは同じとは限らない
もう一つ、見落とされがちなことがあります。それは、上司と本人とで、同じミスを見ていても、気にしているところが違うことがあるという点です。
上司は「確認の手順を飛ばしたこと」が問題だと思っている。ところが本人は「急ぎの依頼が重なって、確認する時間がなかったこと」を一番気にしているかもしれません。このずれに気づかないまま話が進むと、上司は大事なことを伝えたつもりでいて、本人は「そこじゃないんだけどな」と思いながら聞いていることになります。
お互いに相手の頭の中は見えないので、どちらかが口に出さない限り、このずれはなかなか表に出てきません。
■伝える順番で、受け取り方は変わる
ミスについて話すこと自体は大切です。ただ、同じ内容を伝えるにしても、相手がどこまで分かっていて、何を気にしているのかによって、届き方はずいぶん変わってきます。上司が話し始める前に、本人の中ですでに何が起きているのか。そこに目を向けるだけでも、話し合いの空気は変わってくるはずです。
では、部下が素直に耳を傾けられる伝え方とは、どんなものなのか。月額グループレッスンでは、上司への報告から部下への説明まで、仕事の場面で相手に伝わる話し方を、毎月少しずつ実践しながら身につけていきます。部下にミスを伝える場面が少し苦手な方は、気軽にのぞいてみてくださいね。
「で、何が言いたいの？」と言われない話し方 月額グループレッスン
