株式会社セイル代表、人事コンサルタントの藤原誠です。
前回は、話の組み立ての基本型である「PREP法」の仕組みやメリット、説得力を高める「1：2：6：1」の黄金比率についてご紹介しました。
➤話が伝わらないと悩む方へ。わかりやすさと説得力を生む『PREP法』パート1
パート1では主に「自分の考えを説明する」場面を扱いましたが、PREP法の活躍の場はそれだけではありません。今回はパート2として、相手にお願いをして行動してもらいたい時の使い方や、日々の生活の中で無理なく自然に身につけていくための具体的なステップをお届けします。
PREP法は、相手に行動してもらいたいときにも役立つ
前回の記事では、いくつかPREPの例を出してきましたが、全て自分の考えを説明することが目的でした。相手に何かをお願いしたり、行動してもらいたい時にも使えます。
例えば、あなたが同僚に資料作成を依頼する場面を考えてみましょう。単に「提案資料の制作を手伝って」と言うだけでは、相手はなぜ作らなくちゃいけないのかわからないので、納得できず、前向きな気持ちになれないかもしれません。
そこで、PREP法を使ってみます。
P（結論）
提案資料制作の相談に乗っていただけませんか？
R（理由）
明日までに重要なお客様へ提案資料を提出する必要があるのですが、技術的な説明部分を私一人では十分に仕上げられないからです。
E（具体例）
お客様は当社で最も売上の大きい重要顧客なので、明日の提出期限に必ず間に合わせたいんです。ほとんど完成していますが、商品説明の部分だけは技術的な知識が私に足りず、手が止まっています。そこで、商品に詳しいあなたから1時間ほどアドバイスをもらえれば、残りは自分で仕上げられそうです。
P（結論）
なので、お忙しいと思いますが、ご相談に乗っていただけますと幸いです。
いかがでしょうか？結論だけを述べた最初のお願いに比べて、同僚は作業の目的と現状を理解でき、「それなら手伝おうかな」「手伝えそうだな」という気持ちが湧きやすくなると思います。ただ指示するのではなく、相手が迷わず動けるように伝える。これも、PREP法の大切な使い方だと思います。もちろん、PREP法だけではなく言葉のチョイス、「言い方」も大事です。
普段からできる、PREP法の練習
さて、ここまでPREP法について理解はしてもらえたと思います。でも、「知っている」と「できる」は違います。PREP法も、知識として覚えるだけでは、実際の会議で自然に使えるようになるとは限りません。そこで、おすすめしたい練習があります。
それは、周囲の人の話をPREPで分析してみることです。
例えば、普段はなんとなく話が上手だと思っていた上司の説明を、改めてPREPで分析してみてください。「あ、最初の結論が短くて分かりやすいな」「具体例が細かく描写されている！」と感じられ、上手な理由が分かるかもしれません。
反対に、「この人の話、何だか分かりにくいな」と思ったら、その理由をPREP法の観点で考えてみます。「最初に理由から話し始めてるのか」「具体的なことはほとんど言ってないな」という具合です。ちょっと意地悪な言い方をすると、心の中でツッコミを入れる練習ですね（笑）。ただし、相手の話を採点することが目的ではありません。自分が分かりやすいと感じた理由、分かりにくいと感じた理由を、言語化してみることが大切なんです。そしてそれを自分の発言に応用してみましょう。
もう一つ注意していただきたいことがあります。以前のコラムでもお伝えしたように、まずは相手の話をしっかり聞くことが大前提です。聞いている最中に「今のはRだな」「Eが足りないな」などと分析し始めると、肝心の話を聞き逃してしまいます。ですから、相手が話している間は聞くことに集中し、聞き終わってからPREP法で振り返るようにしてみてください。これなら、傾聴の妨げにもなりません。そして、良いと思った話し方があれば、ぜひ自分でも真似してみましょう。
今日からの小さな実践
簡単な練習方法を一つご紹介します。今日あった出来事を、夜寝る前に、PREP法で話してみてください。例えば、「今日のランチはおいしかった」という話でも構いません。
P： 今日のランチは、とてもおいしかったです。
R： なぜなら、具材が新鮮だったからです。
E： 特に、サラダが印象的でした。自家農園の採れたて野菜と書いてあり、どの野菜も
シャキシャキとした歯ごたえでみずみずしかったです。
P： ということで、おいしいランチに大満足でした。
最初は少しぎこちなく感じるかもしれません。でも、慣れないことに挑戦しているわけですから、それも当然ですよね。そんな自分をちょっと楽しみながら、試してみてください。「あー、これは成長痛だなー」くらいの受け止めで。
PREP法を忘れないための工夫、「使うシーンを限定する」
ところで、私の講座の受講者の方々から、よくこんなお話を伺います。「PREP法の大切さは分かったんですが、普段の仕事では使うこと自体を忘れてしまうんです」これ、よく分かります。解決策として、
日常でよくあるシーンから、「この時はPREP法を使おう！」と決めてください。
例えば、
上司に仕事の進捗を報告するとき
会議で自分の意見を求められたとき
部下や同僚に仕事をお願いするとき
といった具合です。
「これからはPREP法を意識しよう！」と漠然と決めるよりも、「毎朝の進捗報告ではPREP法を使ってみよう」と具体的に決めた方が、思い出しやすくなります。そして、最初からPREP法を完璧に使おうとしなくても構いません。まずは結論（P）だけ。慣れてきたら理由（R）も加える。その次に具体例（E）も加えてみる。そんなふうに、少しずつ練習してみてください。
それでも、使うのを忘れてしまう日もあると思います。そんなときは、後から振り返ってみましょう。「あのときの上司への報告、PREP法で話すならどうなったかな？」と、頭の中で組み立て直してみるんです。使い忘れたことを反省するよりも、使い忘れた場面を練習の材料にしてしまいましょう。
大切なのは、毎回うまく使えることではなく、実際に使う機会を少しずつ増やしていくことです。
最初は意識しないとできなかったことが、繰り返すうちに少しずつ自然にできるようになる。そんな状態を目指して、まずは一日一回、試してみませんか？
できないことばかりに目を向けず、長所も大切に。
話が長くなってしまう人は、もしかしたら相手に丁寧に伝えようとしているのかもしれません。説明が短すぎる人は、相手の時間を大切にしているのかもしれません。そんな長所は、そのまま大切にしてほしいと思います。ただ、せっかくの思いや考えが相手に伝わらなければ、もったいないですよね。だからこそ、伝え方を少し工夫してみる。
自分を否定せず、相手を大切にしながら、伝え方を少しずつ磨いていく。
ぜひ今日から、PREP法を意識した小さな練習を試してみてください。PREP法は、知識として覚えるだけでなく、実際に声に出して練習すると、より使いやすくなります。私のコミュニケーション講座でも、こうした話し方の型を、さまざまなお題で実践していただいています。
でも、話し方の型を覚えても、「うまく話さなくちゃ」「変なことを言ったらどうしよう」と緊張してしまうことはありますよね。そんなときは、少しだけ意識を変えてみると、気持ちが楽になるかもしれません。次回は、「自分のためではなく、相手のために話す」をテーマに、会話への苦手意識を和らげる考え方についてお話しします。
