株式会社セイル代表、人事コンサルタントの藤原誠です。
前回のコラムでは、「結論から話して」と言われてもなかなかそれが難しい方に向けて、頭の中を整理する「3つの問い」をご紹介しました。
「結論から話して」が苦手な方へ。素早く結論をまとめる3つの問い
今回は、その続きで、実際に話してみる段階に入ります。せっかく結論がまとまっても、それを相手にうまく伝えられなければ、もったいないですよね。仕事をしていて、こんなことを言われることはありませんか？
「どうしてそうなるの？」
「具体的に説明してくれる？」
私はこれらを言われて、答えるより先に「すみません……」と萎縮してしまい、言葉が出なくなったことが何度もあります。自分ではきちんと説明したつもりなのに、相手にはなかなか伝わらない。頭の中では理由も具体例も分かっているのに、相手に伝える順番が整理されていないだけかもしれないんです。そんな時に役立つのが、今回ご紹介する「PREP法」という話し方の型です。
PREP法とは？
PREP法とは、次の4つの順番で話す方法です。
P：Point（結論：言いたい事の要点）
まず、自分が一番伝えたいことを話します。
R：Reason（理由：どうしてその結論に至ったのか）
なぜそう考えるのか、その理由を説明します。
E：Example（具体例：理由を裏付ける実例）
理由を裏付ける事例やデータなどを紹介します。
P：Point（結論：言いたい事の再確認）
最後にもう一度、結論を伝えます。
例えば、「好きな事」というテーマをPREP法で説明してみましょう。
P（結論）
私は海外旅行が大好きです。
R（理由）
なぜなら、海外旅行に行くと普段は得られない感動があるからです。
E（具体例）
例えば、去年はペルーのマチュピチュへ行き、古代インカ帝国が残した神秘的な天空都市の壮観さを眺めているうちに、自然と涙が溢れました。普段は景色を見て感動することなんてない私にとって、貴重な経験でした。
P（結論）
そんな経験ができるので、私は海外旅行が大好きです。
話す順番だけで分かりやすくなる
PREPは話の順番のルールです。それだけです。簡単なのに、様々なメリットがあります。
① 話す順番で迷わずに済む
話している途中で「何から話そう？次は何を言おう」と迷いにくくなります。PREP法なら話す順番が最初から決まっています。そのため、話の組み立て方を一から考える必要がなくなり、「何を伝えるか」という内容そのものに集中しやすくなります。考えることが一つ減るだけでも、気持ちに余裕が生まれます。特に、会議で突然意見を求められたときなど、緊張しやすい場面では心強い味方になってくれると思います。
② 自分も相手も話のゴールを見失わない
PREP法は、最初と最後に結論を伝えます。いわば、結論で話をサンドイッチするような構造です。これが意外と大切で、例えば、相手が最初から最後まで集中して聞いてくれているとは限りません。途中で別のことが気になったり、少し聞き逃してしまったりすることもありますよね。そんなときでも、最初に結論を示し、最後にもう一度伝えることで、何の話だったのかを理解してもらいやすくなります。そして、これは話し手にとっても同じです。説明しているうちに話が脱線したり、「あれ、自分は何を言いたかったんだっけ？」となったりすることがあります。でも、最初に結論を決めておけば、話が少し脱線しても、そこに立ち戻ることができます。
③ 相手の納得感を高められる
例えば、あなたが私に「この企画のメリットは何？」と聞いて、私の返答が「売上増加です。」と言って、そのまま黙ってしまったら、あなたは「なぜ？」と聞きたくなりませんか？理由を聞かないとなかなか納得できないですよね。そこで、PREP法の出番です。まず結論を伝え、その理由を説明する。そして、具体的な事例や数値などで裏付ける。そうすることで、相手も「なるほど、だからそう考えるのか」と理解しやすくなります。
もちろん、PREP法を使えば必ず相手が納得してくれるわけではありません。理由に無理があったり、具体例が曖昧だったりすれば、説得力は生まれません。だからこそ、私はPREP法の中でも、特に具体例の部分を大切にしています。
結論で伝えたいことを示し、理由で筋道をつくり、具体例で納得してもらう。
これが、PREP法の大きな魅力だと思っています。相手が話を理解しやすくなるだけでなく、自分自身も落ち着いて話せるようになる。お互いに気持ちの余裕が生まれやすくなるんです。
PREP法は「1：2：6：1」のバランスがおすすめ
さて、ここからは私が普段、PREP法を使うときに意識していることをご紹介します。それは、話全体を10とした時、P：R：E：Pの話す比率を「1：2：6：1」くらいにすることです。最初の結論が1、理由が2、具体例が6、最後の結論が1。もちろん、これはPREP法の公式ルールではありません。あくまでも、私の実務経験を踏まえてお勧めしている配分です。私は、PREP法で説得力を生む大切な部分が、具体例だと考えています。
最初の結論と理由は、短くていい
例えば、会議で「私は、新しいシステムを導入した方がいいと思います。理由は、業務の効率化につながるからです。」と発言をしたとします。ここまでなら、ほんの数秒です。でも、聞いている人はどう思うでしょうか？「なるほど。それで、どのくらい効率化できるの？」と、続きを聞きたくなるかもしれません。最初の結論と理由には、相手が話の方向性を理解し、続きを聞きたいと思えるようにする役割があります。だから、ここは端的でいいんです。むしろ、最初から長々と説明してしまうと、相手は飽きて興味を失うかもしれません。
具体例こそ、丁寧に説明したい
では、先ほどの話に具体例を加えてみましょう。「私は、新しいシステムを導入した方がいいと思います。理由は、業務の効率化につながるからです。例えば、現在は売上データを各部署からExcelで集め、担当者が手作業で集計しています。仮に新しいシステムで集計を自動化できれば、担当者の作業時間を1日1時間減らせる見込みです。だからこそ、私は新しいシステムを導入した方がいいと思います。」
ここまで説明すると、なぜシステム導入が業務効率化につながるのか、イメージしやすくなりますよね。ただし、その根拠をきちんと確認することも忘れないようにしたいですね。
結論と理由で相手に話の方向性を示し、具体例で納得してもらう。
具体例が長ければ長いほどいいわけではありません。大切なのは、相手が納得できるだけの具体性を持たせることです。相手の「なぜ？」「本当に？」が解消できればOKです。その目安として、私は「1：2：6：1」というバランスをおすすめしています。
結論で方向性を示し、理由で筋道を通し、具体例で相手の「なぜ？」を解消する。まずはこの基本構造と「1：2：6：1」の感覚を意識してみてください。
続くパート2では、自分の意見を伝えるだけでなく「相手に気持ちよく動いてもらうためのPREP法」の活用法や、日々の仕事や生活の中で無理なく身につける具体的な練習ステップをお届けします。
藤原 誠（ふじわら まこと）
株式会社セイル 代表／人事コンサルタント
大手通信会社での人事や財務経験を経た後、複数の企業立ち上げに参画。20年以上にわたり人事コンサルタントとして多くの企業をご支援するとともに、経営者として自ら組織マネジメントにも携わってきました。
本業で得た知識や経験を個人の方々にも役立てていただくため、ストアカではPREP法、TAPS法、雲雨傘、FABE法、DESC法など、コミュニケーションの型を体感的に学ぶアウトプット重視のレッスンを開催中です。
