N&Sラーニングの西部直樹です。今回は、わかりやすく伝えるための第一歩になる「思考の可視化」についてお話しします。
説明がうまくいかないのは、話す前に原因がある
こんなことで悩んでいませんか。
・説明しようとしても、話がうまくまとまらない
・説明したのに、相手に理解してもらえない
・説明したあとで深掘りの質問をされると、答えに詰まってしまう
話し方の問題に見えますが、原因の多くは話し始める前にあります。考えがまとまらないまま話し始めているのです。
考えているとき、頭の中はまとまっていない
私たちが何かを考えているとき、頭の中の言葉はきれいに並んでいません。思いついた順に浮かび、話しているうちに別のことに気づき、前に戻ったり、途中を飛ばしたりします。
言葉は一語ずつ、順番にしか相手に届きません。それなのに、頭の中のばらばらな状態のまま外に出すと、聞き手は何がどこにつながるのかわからないまま聞き続けることになります。これでは伝わりません。
そこで必要になるのが、話す前に自分の考えを目に見える形にすること、つまり「思考の可視化」です。
思考は「主張・データ・理由付け」でできている
思考を可視化するには、まず思考がどんな要素でできているかを知っておく必要があります。役に立つのが、議論の構造を整理した「トゥールミンモデル」です。本来は議論を分析するための考え方ですが、自分の意見を整理するときにも非常に役立ちます。
ここでは、要素を次の3つに絞って考えます。
・主張：結局、何が言いたいのか（結論）
・データ：その結論を支える事実や数字
・理由付け：なぜそのデータから主張が言えるのか。データをどう判断したのかという判断基準
データから理由付けを経て主張にたどり着く、という流れです。
たとえば、「来期は営業担当を1名増やすべきです」という主張があるとします。データは「問い合わせ件数が前年の1.5倍になっている」ことです。そして理由付けは「仕事量に応じて人員を確保する」という判断基準です。
理由付けは判断基準なので、データが変わっても同じように使えるものでなければなりません。たとえば問い合わせ件数が半分に減ったというデータであれば、同じ判断基準から「人員を減らしてもよい」という結論が導かれます。「この案件が忙しいから」のように、目の前の事例にしか当てはまらない言い方は、理由付けにはなりません。
理由付けは、本人の頭の中では当たり前すぎて、言葉にされないことがよくあります。深掘りの質問に答えられないのは、この部分を言語化していないからです。
明日からできる3つのこと
①「結局、何が言いたいのか」と自分に問う
話す前に、まず結論を一文で書き出します。結論が一文にならないうちは、まだ考えがまとまっていません。
②「どんな事実がある？」と問う
結論を書いたら、それを支えるデータを書き出します。数字や具体的な事実があると、相手は納得しやすくなります。
③「なぜ、そのデータだと、主張といえるのか」と問う
データと結論を結びつける理由付けを言葉にします。自分がどんな判断基準でデータを見たのかを書き出しておけば、「なぜそう言えるの？」と聞かれても慌てずに答えられます。
ポイントは、頭の中で考えるだけにせず、実際に紙や画面に書き出すことです。書き出してみると、抜けている要素や、つながっていない部分が見えてきます。
まとめ
考えているときの頭の中は、まとまっていないのが普通です。そのまま話し始めると、相手には伝わりません。
話す前に、「結論は何か」「それを支えるデータは何か」「なぜそのデータだと結論といえるのか」を自分に問いかけ、書き出してみてください。思考を可視化しておくことが、わかりやすく伝えるための第一歩になります。
