⏰雑用封じ込み、仕事の生産性アップ（ タイムマネジメント スキル）

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ご存じでしょうか？
『仕事の生産性』を追求すると、それをジャマする
『 雑用 優先の法則』といった厄介なものが現れます。

「 雑用 」は一旦発生すると、とたんに「 優先度 」が高まります。
今やっている重要な仕事を投げ出し、雑用に取り組まなければ
なりません。

もちろん全てがこのようなわけではありませんが、多くの場合で
自分の重要な仕事よりも、あまり（ほとんど）意味のない雑用の
方が優先度が高くなってしまうのです。

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※ここで言う「雑用」とは、
　文字通りの「雑用」と共に、「自分にとっての価値業務・
　重要業務・本来業務 “以外” の業務」も含めて言っています。
　ちなみに、雑用の封じ込みノウハウは、 タイムマネジメント
　（ 時間管理 ）ノウハウと深くつながっています。
　念のため・・・
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例えば・・・

上司から「○○さん、ちょっといいかい？」と言われて、
呼びつけられます。
どんなに大切な、しかも急ぎの仕事をしていても、上司からの
呼びつけは、めったなことでは断れません。

また、お客様が来社されて、
「一言ご挨拶したいとおっしゃっている。顔を出してください」
と言われて、１時間も無駄な時間を費やしてしまったり、

そうかと思うと、
今度は部長からいきなり呼びつけられて、
「例の契約書をしまい込んだファイルは、どこにあるんだっけ？」
と聞かれて・・・
ようやく探し出し、中身を確認し、部長に説明し・・・

更には、
「例の件、ちょっと調べておいて」という類の指示・・・、
これもとても厄介です。
自分にとっては「雑用」で、何のメリットもないのに、信じられない
ほど時間を使うものです。
しかも、指示を出した方は出した方で、出したこと自体を忘れて
しまうような大したものではない場合も多いのです。

更に、管理者となると、「決裁」というやっかいな「雑用」が
ありますし、また、部下が辞めると言い出すと、話を聞く時間を
取らなければなりません。
また、部下から業務に関する提案などをされますと、うれしい反面、
やはり本音では面倒なものです。

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組織で働きますと、この類の「雑用」は決してなくなりません。
それどころか、ふと気がつくと、
雑用には、どうしても今すぐやらないとだめ、という「優先度」が
高いものが非常に多いのに驚かされます。

私たちの毎日は、まず雑用を片付けなければ、自分の仕事を
始められない、という状況にあります。

そして、何より私たちの毎日を、本当に忙しいと思わせるのが、
この「雑用」なのです。

どんなにたくさんの業務があっても、その一つ一つが「計画どおり」
進んでいれば、それほど「ストレス」を感じないで済みます。
「忙しいなあ」とは思わないのです。

ですから、この、「雑用」を「コントロール」することなしに、
「ゆとりを生み出す」ことはあり得ないのです。

このように、
「雑用」が「事業運営」や「組織運営」の中で「大きな顔」をして
いる状況にあるということを、『雑用優先の法則』と言います。

電話や資料探し、出張旅費精算などは決して中心業務ではありませ
んが、優先度が高いのです。
仕事とはそういうものだという法則を指しています。

雑用を次々に発生させる状況をそのまま放っておいては、
一日中雑用に振り回されてしまうという生産性の低い状態を脱する
ことができません。

特に管理者は、一日の中でまとまった時間をとるほうが難しいと
言える状態におかれています。

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そこで、この「雑用優先の法則」には、もう一つの「側面」を持た
せる必要が出てきます。

それは・・・
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結局「雑用」が「優先」されてしまうのならむしろ「積極的」に
「雑用を処理する」時間を作ってしまおうと言うものです。
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例えば、こんなことが実現できます。

ある会社の「営業企画」部門のマネージャーの方の実例です。

●当時：直近二週間の「雑用」の一日当たりの平均発生時間
　　　→3時間48分（一日の所定就業時間は8時間）

●一か月後：1時間8分

※更には、副次的な成果（こちらが本来求める成果なのですが）で、
　～・手戻り業務（やり直し業務）時間の「半減」
　～・お客様や関係他部署に対して業務納期遅延率が「ゼロ」
　～・お客様の問い合わせやクレーム対応の時間の「短縮（6割減）」
　　・・・など

※尚、前提として、ご自身にとって「雑用」とはどのような仕事
　なのかを事前に整理頂いて実施したものです。
　～・「価値業務（本来業務）、価値業務の準備業務、
　　　　その他業務（含む雑務業務）」の３つの区分で “たな卸し”
　　　　を実施。


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この講座では、

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●雑用の発生源を「６つ」の視点から捉え、
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●未然に防ぐ方法や発生時の対応方法を「３つ」の観点から
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紹介致します。

更に、仕事の生産性アップは、雑用への対応だけで実現するほど
単純なものではありません。
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「 タイムマネジメント 」をベースにした、 仕事 の 生産性 アップの
ノウハウを学んで頂きます。
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もちろん、立場、環境、価値観・・・など、人によって、
発生する雑用の内容や、あるべき仕事の進め方なども変わります。
個々の状況に応じて、柔軟に進めていきたいと思います。