秘書の引き継ぎの際に3か月以内に見直すタスクリストと社内研修対策

オンライン アーカイブ動画あり

企業の中堅秘書が後任者・新人さんに業務を引き継ぎしたり研修を行う際に役立つノウハウ・準備をまとめました。(文中にご紹介動画あり)

こんなことを学びます

<こんな方に>
企業の中堅以上の秘書の方で、人事異動等に伴い
3ヶ月以内に後輩や新人に秘書業務を引き継ぐ方への引き継ぎのコツをお伝えします。

また、新人秘書に業務の指導する必要がある方へ、相手の状況別に秘書研修のコツをお伝えします。

<こんなことを学びます>

1. まず1つ目の引き継ぎ業務に関して

通常業務をこなしながら
社内の人事異動の準備が行われることはよくあるものです。

特に新年度を迎えた4月、株主総会の前後6月ころ
そして新入社員の配属が決まる5月以降に多いですが
もちろん、必要に応じて通年発生します。


その際は、限られた期間内で通常業務にプラスして
以下のことを行う必要があります。

・自分の業務をマニュアル化して後任者に引き継ぎ
・自分も新しいポジションで前任者から引き継ぎを受ける

秘書ー秘書間の担当上司の移動だけであれば
社内の仕組みはあらためて説明不要

上司の業務のピンポイントだけでいいかと思いますが


中途採用など 外部から採用された後任者に引き継ぎする場合
全くの新入社員に引き継ぎする場合

全く違った配慮が必要となります。
相手によっては一から説明することが必要となります。

企業特有の基礎知識、製品知識、人間関係や社風など
どこから手をつければいいのか
時間をかけずにきちんとやりたい秘書の方に

引き継ぎをする業務の優先順位付けやリスト作成時
マニュアル作成時のコツをお伝えするのがこのセミナーです。


新人さんへ指導する際に困ることは
後任者が「わからないであろうことがわからない」
と言うこと。

会社の歴史から一から教えることもできないし
自分の業務もあるので、時間をそんなにかけてもいられません。

後任者本人でできること、できないこと別に
リスト作成のお手伝いをしながら

具体的な事例をあげてわかりやすくお話を進め
不安をなくし、すぐに引き継ぎ業務に着手できる状態にします。

2. 2つ目の「秘書トレーニング」に関して

社内のトレーニング、研修の合理的な進め方について

To doリストを作成し、相手のレベルに沿って何をどこから伝えるのかなどの
選択を順序よく進めてゆくための方法をお伝えします。


<このセミナーを行う背景>

外資系合弁企業や日系一部上場企業など数社の
役員秘書として20年以上経験のある講師が、数度の転職、
リストラ、多数の人事異動(上司も自分も)を通じて
数え切れないほどの引き継ぎ業務を行ってきました。

また、秘書時代、若手アシスタントへの研修トレーニングの機会を初め
現在、クライアントさんの転職や人事異動のご相談を受けるうちに
人事異動に対応するスキルの蓄積がある程度まとまってきました。

そのような経験を通じて
関係者に負担が少なく合理的で効率的な引き継ぎや社内研修準備のご提案
(プロジェクトのように)ができるようになりました。

忙しい業務の合間を縫っての引き継ぎや研修に
不安を抱えているかたは現状や思考を整理させるためにも一度ぜひご参加ください。


<実績>
具体的に行って来たことの事例

・古い秘書の世代が持っている知識や経験を
トレーニングを通して次世代に引き継いで行く立場

・合弁企業で、全く育った環境や考え方の違う新人秘書に
「会社から何が求められているのか」を伝えて独り立ちできるまでにした経験

・外国人・日本人両方の同僚に異文化を説明し、
おたがいの立ち位置の違いを理解させる立場

・新しい情報を会社内のウェブサイトなどを通して
シェアする仕組みを構築する立場

等と言った内容です。

このような、一見困難な場面に遭遇した時にまずどこから手を付けて
どのように基本から教えて行けばいいのかをひも解きつつ、

ベテランの自分が考えなくてもできることを、
「なぜ相手ができないのか」 
理解できなくなっている中堅以上の秘書の方に
これから行う指導の方法だけでなく自らの考えを整理していただきます。


引き継ぎあるいは業務に関する研修といった
「他人に業務内容を伝えること」に際して何から着手すればいいか
悩んでいる方、効率よく行いたい方にはぜひともおすすめしたいセミナーです。



<こんなことが出来るようになります>

・部下や後輩に秘書業務に必要なことを基本か
応用まで教えるための筋道や情報が整理できる。

・たくさんある資料や情報の中で、「何から手をつければ良いか」が明確になる。

・自分の担当業務の優先順位付けがうまくできるようになる。

・指導者としてのリーダーシップがとれるようになる。

・上司・部下・同僚間のコミュニケーションがうまく取れるようになる

・自分が会社に求められていること・立ち位置を再認識できる。


<こんな風に教えます>
オンライン(Zoom)でのレクチャーです。

講師の一方的な説明にならずに参加者の皆さんと
対話する形式で、自由に楽しく学んで頂きます。




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希望の日程で調整できます

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開催予定エリアオンライン

価格(税込)¥8,800

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<参加費に含まれるもの>
プレゼン資料をセミナー開講後お送りします
終了後1週間程度ご質問を受け付け(メールサポート)

*講座終了後の収録動画視聴が可能です。 
復習用の収録動画のリンクをお送りします。視聴期間:講座終了から2週間

<定員>
基本 ~10名

この講座の先生

ビジネスコーチ・セミナー講師


秘書・アシスタント職の皆様が、自信を持って活躍できるようさまざまな方法でサポートしています。
20年以上にわたり、多国籍企業や日系企業を含む多様な企業で外国人・日本人エグゼクティブ担当役員秘書を務めてきた経験から、現場ならではの悩みや皆様が日々感じているストレス、プレッシャーなどに深く共感しサポートしています。

実務のコツからキャリアアップの考え方、メンタル面の支えまで、皆様の毎日を少しでも軽やかにする講座や動画、1対1の個人セッションを提供中。
秘書やバックオフィスという「目立たないけど大切な仕事」に誇りを持ち、自分らしい道を歩んで...
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当日の流れとタイムスケジュール

<当日の流れ>
*参加者の状況や進行状況によって変わることがありますのでご了承ください。、
~全体で約90分~

自己紹介 10分
ウォーミングアップのワーク 20分
レクチャー  30分
ワーク・実習 20分
Q&A 
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こんな方を対象としています

・企業の中堅以上の秘書の方で、後輩や新人に秘書業務を指導する必要がある方
・秘書・アシスタントでありながら部署でリーダーとしての役割も担っている方
・事務職・バックオフィスだけれどチームワークで行う業務が多く、メンバーをまとめることが多い方
・秘書アシスタント等の仕事を通じてリーダーシップが必要となる場面が多い方
・自分の秘書としての仕事の進め方を基本から見直したい方
・転職活動・就職活動をしていて自分のやっている仕事内容を整理したい方

※外資系企業秘書・日系企業秘書・個人付き秘書 いずれの方も歓迎です。
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受講する際は以下をお読み下さい

当日は筆記用具をご用意ください。

楽な服装でお越しください。
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※ストアカでは講座に適用される保険を用意しています。詳しくはストアカ補償制度をご覧ください。

レビュー1

  • 楽しかった( 1 )
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  • 受ける価値あり( 1 )
  • この講座は「秘書業務マニュアル作成に対する私の重たい腰を上げてくれる講座」でした
    女性 40代

    秘書業務の標準化を目標に、秘書業務マニュアルを作成するよう昔から上司(私を評価する立場の方で、秘書として付いている上司ではない方)に言われておりましたが、通常業務も忙しくそんな気力はないと逃げておりました。
    しかし実際に秘書業務を引き継がなくてはならない事態に遭遇し、マニュアルの必要性が理解できましたが、いざ作成となるとどう作成してよいか分かりません。そんなときに永田さんの目標設定講座(こちらも大変有意義な講座でした!)を見つけ受講し、こちらの講座も続けて受けてみることにしました。
    あんなに面倒に感じていた秘書業務マニュアル作成について、永田さんの口座は作成の必要性を腹落ちさせてくれました。しかも秘書の目標設定にも絡めてお話してくださり、マニュアル作成の意義を自分の中でより高めることができたと感じております。
    更には講座内容に関係ない仕事の悩みについても聞いてくれて。。すごく救われた心地です。
    どうもありがとうございました!また機会がありましたらよろしくお願いいたします。

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