メールに追われる毎日を卒業｜フォルダ自動仕分けとTeams通知実現

Outlookの受信トレイを「自動でフォルダ分け」し、大事なメールだけ「Teamsに自動通知」する仕組みを、画面を見ながら一緒に作ります。“メールに追われる”状態から、“見るべきメールだけに集中できる”状態を目指します。

●こんなお悩みありませんか？
・受信トレイが未読でいっぱい、誰から来たか埋もれている
・メールが気になって、他の仕事に集中できない
・大事なメールを見落としていないか、いつも不安
・スマホの通知が鳴るたびに手が止まる
・「メールを見てるだけ」で午前が終わってしまう
・フォルダ分けしたいけど、やり方がわからず放置している

★この講座で目指す状態
・送信者や種類ごとに、メールが“自動で”振り分けられる
・受信トレイを開いた瞬間、優先順位が一目でわかる
・「今すぐ全部見なきゃ」から解放され、他の業務に集中しやすくなる
・大事なフォルダのメールだけ、Teamsが教えてくれる
・“メールが気になる”状態から抜け出しやすくなる

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

この講座は、いつもメールに追われている方が、メールを「後回しにできる」環境を自分でつくれるようになることを目指します。難しい操作はありません。ITが得意でなくても大丈夫です。

【1】なぜ「フォルダ分け」なのか
フォルダ分けは、ただの整理術ではありません。“注意力を節約する技術”です。誰から来たか一目でわかり、メールの優先度そのものが下がるので、脳のリソースが空いて他の仕事に集中しやすくなります。

【2】Outlookで自動フォルダ分け（実演）
「上司」「顧客」「通知系」など、まず3フォルダだけ作り、送信者・件名で“自動で”振り分ける仕分けルールを、画面を見ながら一緒に設定します。今たまっているメールも一気に片付けます。

【3】たった1つの弱点と、その対策
フォルダ分けをすると、スマホの通知が鳴らなくなります（メールは届いています）。この弱点を、次の【4】で解決します。

【4】Power AutomateでTeams通知（今日の肝・実演）
大事なフォルダのメールだけ、Teamsに自動で通知が届く仕組みを作ります。Microsoft 365の標準機能の範囲で設定できます（ご契約プランにより異なります）。“つまずきやすいポイント”の回避法もお見せするので、持ち帰ってすぐ再現できます。