🔰SharePoint Online入門｜共有とリスト管理

この講座では、Microsoft 365で利用できるSharePoint Onlineの基本を、初心者の方にもわかりやすく解説します。

SharePointは、単なるファイル保存場所ではなく、チームや組織で情報を共有し、業務データを管理し、Power AutomateやPower Appsなどの業務改善ツールと連携するための土台となるサービスです。

本講座では、まず「SharePointとは何か」「OneDrive・Teams・SharePointの違い」から整理します。
OneDriveは個人用のファイル管理、Teamsはチャットや会議を中心としたコミュニケーション、SharePointはチームや組織での情報共有・ファイル管理・業務データ管理に向いている、という違いを具体例で理解していただきます。

次に、SharePointサイトの基本構成を学びます。
チームサイトとコミュニケーションサイトの違い、ドキュメントライブラリ、リスト、ページ、ナビゲーション、サイトコンテンツなど、SharePointを使ううえでよく出てくる用語を初心者向けに整理します。

その後、実際の業務でよく使う「ドキュメントライブラリ」の使い方を学びます。
ファイルのアップロード、フォルダー管理、列の追加、表示の切り替え、バージョン履歴、共有の考え方などを確認し、社内ファイル共有を整理するための基本操作を体験します。

さらに、SharePointリストの作成方法を学びます。
SharePointリストは、問い合わせ管理、備品管理、申請管理、予約管理、ヒヤリハット管理など、さまざまな業務データを管理できる便利な仕組みです。
講座内では、サンプルとして「問い合わせ管理リスト」を作成し、日付、選択肢、ユーザー、複数行テキストなどの列を設定する流れを確認します。

また、登録したデータを見やすくするための「ビュー」についても学びます。
未対応一覧、自分の担当分、完了一覧、分類別表示など、目的に応じて表示を切り替える考え方を学ぶことで、SharePointリストを実務で使いやすくするポイントを理解できます。

最後に、アクセス権限の基本とPower Platform連携の入口を紹介します。
所有者、メンバー、閲覧者の違いや、権限を細かく分けすぎることの注意点を確認します。
また、SharePointリストを起点に、Power Automateで通知や承認フローを作成したり、Power Appsで業務アプリを作成したりできることも紹介します。

この講座は、難しい専門用語をできるだけ避け、実際の業務でどのように使えるかを重視して進めます。
SharePointをこれから使い始める方、社内のファイル管理を整理したい方、Power Platformを学ぶ前にSharePointの基礎を押さえたい方におすすめです。