【オンライン】ビジネスメール効率化講座

メールの処理をスピードアップする方法を学ぶ講座です。
「時間短縮」「生産性向上」「業務効率化」をするために、押さえておきたいメールの見直しポイント、今すぐできる改善ポイントを解説します。

◆受講のメリット（期待できる効果）
【オンライン】ビジネスメール効率化講座を受講することで、次のような効果が期待できます。

・メールを読解するスピードが速くなる
・メールに書く内容を考えるスピードが速くなる
・メールを作成するスピードが速くなる
・メールの効率的な使い方が身に付く
・メールの活用が業務改善につながり生産性が向上する

◆【オンライン】ビジネスメール効率化講座で学べること

「なぜ、143時間の削減が可能なのか」

メールにかける時間は「読む時間」と「書く時間」の総和で求められます。

【メールを書く時間】＝【通数×1通を書くのにかかる時間】【メールを読む時間】＝【通数×1通を読むのにかかる時間】

つまり、それぞれの通数と1通あたりにかける時間を減らすこと。
これしか解決策はありません。

ビジネスメール実態調査2020によると・・・仕事で送受信しているメールの1日平均は以下の通りです。

送信数：14.06
受信数：50.12

さらに1通当たりに費やしている時間は次の通りです。

作成にかかる時間：1通あたり　5分54秒
メールを読むのにかかる時間：1通あたり　1分19秒

それぞれをかけて計算すると、毎日2時間29分メールに費やしている計算となります。
1通あたりの書く時間を○分、読む時間を○秒削減。
送信数はそのまま、受信数を○通まで減らせるとしたら・・・計算上は143時間の削減が可能だと分かります。
（詳細は講義の中で解説します）

◆講座内容
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はじめに　～メールの業務改善を理解する～
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メールの業務改善の重要性を理解しながら、メールを効率よく活用するために必要なスキルを身に付けます。
今の「時間」に目を向けることで、業務改善に必要性やその効果を理解します。
ワークを交えて、実際に行っているメール処理の手順を振り返り、効率が悪い部分などの問題を把握。
問題の原因を特定し、どのように改善すればいいかを考えます。

・業務改善とは
・効率を落としている理由とは？
・自己認識と実際の差を把握する
・メールにかけている時間を把握する
・メール処理の目標時間を決定
・問題を分ける、原因を考える、目標を決める
・メールの時間を分解する
・メールの送受信通数を減らすためにできること
・メールの読み書きを早くするためにできること

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第2部　思考と環境を変える
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メールをコミュニケーションの手段として認識し、正しい使い分けを行います。
環境を整備することでメールの速度を速めます。

・メールが速い人の特徴
・メールの通数を減らす
・メールの着信に振り回されない方法
・優先順位を付けた処理方法
・メール管理の極意
・報告、連絡、相談の徹底
・メールの返事はいつまでに？
・メールはいつ送るべきか？
・メールボックス内で優先順位を上げてもらう
・件名の付け方が、優先順位に影響する
・目的から逆算して、本当にメールが最適か考える
・コミュニケーションの総時間を意識する
・宛先（TO,CC,BCC）の使い方を正しく理解する

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第3部　早く考え早く書く、スピードメール作成術
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メールの作成を早くするためには、考えるスピードをほぼゼロにし、入力速度を極限まで高める必要があります。
そのための進行の簡略化、入力の省略的ニックについて解説。

・ビジネスメールの型を覚える
・思考を整理して論理的な文章を書く
・誤解を招かないように
・メールの目的
・要旨の書き方
・詳細の書き方
・読みやすい文章とは
・メールのビジュアルは大事
・早く読めるのは、メリットばかり
・読みやすい本文レイアウト
・一文を短くする
・「思います」を適切に使う
・無駄な前置き、前提をカット
・伝わるメールは、予測させない
・言葉の階段
・お詫びの文例
・お断りの文例
・クッション言葉
・気を付けたい言い回し
・どうやったら相手に伝わるのかを考える
・相手のことを考えてメールを送ると時間短縮に
・相手への配慮
・どちらが相手の好みかを推測する
・テンプレート部分は、キータッチの回数にこだわる
・単語登録の活用法、単語登録例
・テンプレートの活用法、テンプレート例

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まとめ・質疑応答・アンケート記入
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会場内で質問をお受けします。
学びを深める時間としてご活用ください。
※セミナーの内容や構成は予告なく一部変更する可能性があります。あらかじめご了承ください