＜こんな方に＞
企業の中堅以上の秘書の方で、人事異動等に伴い
３ヶ月以内に後輩や新人に秘書業務を引き継ぐ方への引き継ぎのコツをお伝えします。
また、新人秘書に業務の指導する必要がある方へ、相手の状況別に秘書研修のコツをお伝えします。
＜こんなことを学びます＞
1. まず１つ目の引き継ぎ業務に関して
通常業務をこなしながら
社内の人事異動の準備が行われることはよくあるものです。
特に新年度を迎えた４月、株主総会の前後６月ころ
そして新入社員の配属が決まる５月以降に多いですが
もちろん、必要に応じて通年発生します。
その際は、限られた期間内で通常業務にプラスして
以下のことを行う必要があります。
・自分の業務をマニュアル化して後任者に引き継ぎ
・自分も新しいポジションで前任者から引き継ぎを受ける
秘書ー秘書間の担当上司の移動だけであれば
社内の仕組みはあらためて説明不要
上司の業務のピンポイントだけでいいかと思いますが
中途採用など 外部から採用された後任者に引き継ぎする場合
全くの新入社員に引き継ぎする場合
全く違った配慮が必要となります。
相手によっては一から説明することが必要となります。
企業特有の基礎知識、製品知識、人間関係や社風など
どこから手をつければいいのか
時間をかけずにきちんとやりたい秘書の方に
引き継ぎをする業務の優先順位付けやリスト作成時
マニュアル作成時のコツをお伝えするのがこのセミナーです。
新人さんへ指導する際に困ることは
後任者が「わからないであろうことがわからない」
と言うこと。
会社の歴史から一から教えることもできないし
自分の業務もあるので、時間をそんなにかけてもいられません。
後任者本人でできること、できないこと別に
リスト作成のお手伝いをしながら
具体的な事例をあげてわかりやすくお話を進め
不安をなくし、すぐに引き継ぎ業務に着手できる状態にします。
2. ２つ目の「秘書トレーニング」に関して
社内のトレーニング、研修の合理的な進め方について
To doリストを作成し、相手のレベルに沿って何をどこから伝えるのかなどの
選択を順序よく進めてゆくための方法をお伝えします。
＜このセミナーを行う背景＞
外資系合弁企業や日系一部上場企業など数社の
役員秘書として20年以上経験のある講師が、数度の転職、
リストラ、多数の人事異動（上司も自分も）を通じて
数え切れないほどの引き継ぎ業務を行ってきました。
また、秘書時代、若手アシスタントへの研修トレーニングの機会を初め
現在、クライアントさんの転職や人事異動のご相談を受けるうちに
人事異動に対応するスキルの蓄積がある程度まとまってきました。
そのような経験を通じて
関係者に負担が少なく合理的で効率的な引き継ぎや社内研修準備のご提案
（プロジェクトのように）ができるようになりました。
忙しい業務の合間を縫っての引き継ぎや研修に
不安を抱えているかたは現状や思考を整理させるためにも一度ぜひご参加ください。
＜実績＞
具体的に行って来たことの事例
・古い秘書の世代が持っている知識や経験を
トレーニングを通して次世代に引き継いで行く立場
・合弁企業で、全く育った環境や考え方の違う新人秘書に
「会社から何が求められているのか」を伝えて独り立ちできるまでにした経験
・外国人・日本人両方の同僚に異文化を説明し、
おたがいの立ち位置の違いを理解させる立場
・新しい情報を会社内のウェブサイトなどを通して
シェアする仕組みを構築する立場
等と言った内容です。
このような、一見困難な場面に遭遇した時にまずどこから手を付けて
どのように基本から教えて行けばいいのかをひも解きつつ、
ベテランの自分が考えなくてもできることを、
「なぜ相手ができないのか」
理解できなくなっている中堅以上の秘書の方に
これから行う指導の方法だけでなく自らの考えを整理していただきます。
＊このセミナーのご紹介動画（15分）を作成いたしました。
参考までにぜひご覧ください！
https://youtu.be/QvUeESMWLHo引き継ぎあるいは業務に関する研修といった
「他人に業務内容を伝えること」に際して何から着手すればいいか
悩んでいる方、効率よく行いたい方にはぜひともおすすめしたいセミナーです。
＜こんなことが出来るようになります＞
・部下や後輩に秘書業務に必要なことを基本か
応用まで教えるための筋道や情報が整理できる。
・たくさんある資料や情報の中で、「何から手をつければ良いか」が明確になる。
・自分の担当業務の優先順位付けがうまくできるようになる。
・指導者としてのリーダーシップがとれるようになる。
・上司・部下・同僚間のコミュニケーションがうまく取れるようになる
・自分が会社に求められていること・立ち位置を再認識できる。
＜こんな風に教えます＞
オンライン（Zoom)でのレクチャーです。
講師の一方的な説明にならずに参加者の皆さんと
対話する形式で、自由に楽しく学んで頂きます。
