「資料がうまく作れない」
「プレゼンがなかなか成功しない」
そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。そこで、今回は資料づくりに必要な考え方やアプリケーションを中心に見ていきましょう。
資料作成で押さえておきたい3つコツとは
資料づくりにも、最低限押さえておきたいポイントがあります。それが、以下の3つです。
1, 相手が期待していることを考える
資料を作成するということは、それを見る相手がいます。その相手がどんな情報を期待しているか、まず考えましょう。営業成績など数字を知りたいのか、もしくは業務の進捗状況を知りたいのか、まずは相手が知りたいことをきちんと押さえることが重要です。
資料を作るときに、そのことを考えず、自分が伝えたいことを資料に盛り込む人がいますが、これでは効果的な資料になりません。自分の気持ちをグッと押さえて相手のことを考えるようにしましょう。
2, 資料の目的
それを踏まえた上で、資料の目的を明確にしましょう。たとえば、営業成績の報告であれば、いつの時点の営業成績を伝えればいいのか、もしくはこの先の売り上げ予測を伝えればいいのか、これによって資料の構成は大きく変わることでしょう。
また、使用するアプリケーションも変わってきます。比較的多いのが、なんでもエクセルで資料を作りたがる人です。確かにエクセルは多機能で、使いこなせる人にとってみれば非常に便利かと思います。しかし、資料を見る相手にとって、エクセルフォーマットがベストかどうかはわかりません。そのあたりも、きちんと考えるようにしましょう。
3, 理論を学ぶ
そして、これが一番見落とされがちですが、資料づくりの型を学んでいる人が非常に少ないということです。先に挙げた2つは、資料づくりの大前提ではありますが、具体的な手法ではありません。伝わる資料の作り方は、ある程度メソッド化されています。それを知っているかどうかで、資料の効果は大きく変わるでしょう。ぜひ、この資料づくりの理論を取得することも怠らないようにしてもらえればと思います。
資料作成で使うアプリケーション
資料作成の際には、先に挙げた基本的な考え方をしっかり押さえておくことは重要です。しかし、実際に使うツール(アプリケーション)についても、その特性を押さえておきたいところです。
そこで、まず資料作英で使用することが多い4つのアプリケーションを中心に解説します。
・エクセル
まず、資料作成で頻繁に使用するアプリケーションの一つとして、エクセルは外すことができません。表計算ソフトとはいえ、それだけにとどまらない使い方をされてる方も多いのではないでしょうか。
確かにエクセルは表形式になっているため、報告書などのフォーマットは作りやすいです。しかし、なんでもエクセルでやってしまうのは考えものです。それだけに、その特性をしっかり押さえて使用したいところです。
・パワーポイント
プレゼンといえば、パワーポイントという人も多いのではないでしょうか。テンプレートも豊富に用意されており、プレゼンの際に見栄えも良くなるというメリットもあります。
ただ、パワーポイントもその使用方法をしっかり押さえておかないと、相手に全く伝わらない資料になってしまいます。パワーポイントの基本はしっかり押さえておきたいところです。
・ワード
ワードの場合は、文書作成で用いるケースが多いのではないでしょうか。アウトライン機能などを使用すると、文章を効率的に書くことができます。ワードを使用する際は、文章をいきなり書くのではなく、アウトライン機能などを有効に使うことをおすすめします。
・その他のアプリケーション
最近は、Microsoft Office だけでなく、Mac に搭載されているKeynote や Google Apps を利用するというケースも多いでしょう。特に、Macを使用する企業も増えており、プレゼンで見栄えのいいKeynote を使うという人も増えているかもしれません。ただ、ツールは違えど、必要な考え方はMicrosoft Officeの場合と大きく変わりません。資料作成の基本をしっかり押さえて使用しましょう。
この章では、資料作りで利用されるアプリケーションについてご紹介してきました。この中でも、特に利用が多いのはエクセルとパワーポイントになるのではないでしょうか。
この2つのアプリケーションを使って見栄えの良い資料を作れたり、かっこよくプレゼンテーションができたらとっても良い気分になりますよね。そこで、次の章では、エクセルやパワーポイントを資料作りに有効に使えるようにするにはどうすればいいかご紹介しましょう。
エクセルやパワーポイントで最高を資料を作るために必要なことは！？
エクセルやパワーポイントは私たちが考えている以上に多機能です。一歩間違えてしまうと、この機能に振り回されてしまうこともあるでしょう。そうならないためにも、エクセルやパワーポイントを使う時のポイントを押さえておく必要があります。
たとえば、フォントの使い方。パワーポイントで発表する際には、どのフォントを使えば見栄えがよくなるか考えたいものです。また、エクセルはパワーポイントほどフォントの重要性は高くないかもしれませんが、その代わり文字の大きさやそれを記入するセルとの関係はしっかり考えておきたいところです。見やすい資料になるかどうかは、フォントなどで大きく左右されます。
また、いわゆる良い資料などをたくさん見ることも重要です。書店などに行けば、エクセルやパワーポイントに関する書籍がたくさん置いてあります。その中からいくつか手に取って、参考になるものはどんどん自分のものとして取り入れましょう。
そして、一番おすすめしたい方法は、資料作りから方法を学ぶことです。実は、これが一番効率的で効果が出やすいです。スポーツなどの習い事であれば、コーチから教わることは一般的ですが、ビジネススキルもそうやって学ぶことをおすすめします。
オフィスクでは、そんな方へおすすめのエクセルやパワーポイントに関する講習を多数開講しています。参考までに、こちらの受講を考えても良いでしょう。
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ここまで、資料作りの基本的な考え方やアプリケーション、そしてそれを使いこなせるために必要なことをお伝えしました。資料作りは、ビジネスパーソンにとって基本中の基本の業務です。これがしっかりできるようになると周囲の目も大きく変わること間違いなしです！
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